Die Geschäftsausstattung der Kulturmarken ist von JenaKultur vorgegeben und hinsichtlich Corporate Design nicht frei wie die werbliche Kommunikation.
Für jegliche geschäftliche Kommunikation (z. B. Briefe, Verträge, Gebührenbescheide, Visitenkarten u. ä.) sind die JenaKultur-Vorlagen zu nutzen. Dies hat – neben dem Wunsch nach einem einheitlichen und professionellen Auftritt – vor allem auch rechtliche Gründe. Eine Einrichtung ist keine juristische Person, ganz JenaKultur agiert als Stadt Jena.
Vertragsvorlagen können aus Datenschutzgründen nicht in diesem digitalen Styleguide zur Verfügung gestellt werden.
- Briefvorlage
- Textvorlagen
- Briefumschläge
- Vertragsvorlagen
- Präsentationsvorlagen
- Visitenkarten
- Signaturen
- Abwesenheitsnotiz
- Typografie
- Downloadbereich
Brief- & Textvorlagen der Kulturmarken
Briefvorlage
Die JenaKultur-Briefvorlage ist zwingend für Briefe und Anschreiben jeglicher Art zu verwenden, postalisch und in der digitalen Kommunikation. Diese sind nicht auf Ebene der Kulturmarke individualisiert, sondern kommunizieren vordergründig die Zugehörigkeit zu JenaKultur und zur Lichtstadt Jena. Der Name der Einrichtung bzw. des Bereiches wird in Textform rechts oben individuell angepasst.
Die digitalen Vorlagen sind im MS-Office-Programm Word unter „Datei neu – Vorlagen“ hinterlegt. Es muss eine Verknüpfung zum Ordner hergestellt werden. Hier unterstützt gegebenenfalls das Team Marketing.
Für den Ausdruck sind keine Vordrucke mehr nötig. Die Briefe können einfach auf den Druckern ausgedruckt und versandt werden. Der farbige Ausdruck ist, wenn möglich, dem einfarbigen Ausdruck vorzuziehen.
Textvorlagen
Die Textvorlage ist obligatorisch für Aushänge, Pressemitteilungen usw. Auch sie ist für die postalische und die analoge und digitale Kommunikation gedacht. Im Gegensatz zur Briefvorlage gibt es individualisierte Textvorlagen auf Einrichtungsebene. Die Bereiche Veranstaltungen und Tourismus/Convention sind zentrale JenaKultur-Bereiche und nutzen daher die zentralen JenaKultur-Textvorlagen.
Auch hierfür sind die digitalen Vorlagen im MS-Office-Programm Word unter „Datei neu – Vorlagen“ hinterlegt. Sollte dies aktuell nicht der Fall sein, muss die Verknüpfung zum Vorlagenordner einmalig hergestellt werden. Bei Bedarf unterstützt das Team Marketing.
Für den Ausdruck sind auch in diesem Fall keine Vordrucke mehr nötig. Die Briefe können einfach auf den Druckern ausgedruckt und versandt werden. Der farbige Ausdruck ist, wenn möglich, dem einfarbigen Ausdruck vorzuziehen.
Briefumschläge
Um die Geschäftsausstattung von JenaKultur zu komplettieren, wird es weiterhin CD-Briefumschläge geben. Diese können in den Formaten DIN lang, C4 und C5, mit Fenster beim Team Marketing bestellt werden.
Vertragsvorlagen
Vertragsvorlagen können aus Datenschutzgründen nicht in diesem digitalen Styleguide zur Verfügung gestellt werden, sondern sind auf dem Laufwerk G im Ordner ALLE unter „Vertragswesen Vorlagen“ zu finden.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die kaufmännische Leiterin.
Präsentationsvorlagen
Selbstverständlich sollen auch Präsentationen professionell und einheitlich wirken und das JenaKultur-CD nach außen tragen. Aus diesem Grund wird es weiterhin auch eine Präsentationsvorlage geben, die mittels Powerpoint bearbeitet werden kann. Änderungen an den Masterfolien sind bitte zu unterlassen. Das aktuelle Set an Vorlagen soll als eine Grundlage verstanden werden; weitere Inhalte – Elemente und Templates – zur weiteren Auswahl sind bereits in Arbeit und folgen.
Visitenkarten
E-Mail-Signaturen
E-Mail-Signaturen sollten eine einheitliche Struktur aufweisen und sind mit folgenden verbindlichen formellen Vorgaben zu gestalten:
- Schriftart OpenSans (alternativ Arial)
- Schriftfarbe schwarz
- Schriftgröße: ca. 10 pt bzw. „mittel“ (Thunderbird-Auswahl)
Inhaltlich:
- Vorname Nachname
- Funktionsbezeichnung (ggf. Deutsch und Englisch)
- Kulturmarke. JenaKultur.
Straße Hausnummer
PLZ Ort - Telefonnummer im Format +49 3641 49-xxxx
- E-Mail-Adresse
- Website Kulturmarke
E-Mail-Signaturen können mit werblichen Bannern zu Großprojekten, Highlights o.ä. ergänzt werden. Bitte daran denken, dass ein Werbebanner die Dateigröße jeder E-Mail erhöht und deshalb unbedingt diesbezüglich optimiert werden muss (< 100 KB).
Abwesenheitsnotiz
Abwesenheitsnotizen im E-Mail-Account (im Falle von Urlaub, Dienstreisen, Zeitausgleich oder auch Krankheit) sind im Sinne der Kundenfreundlichkeit verpflichtend. Im spontanen Abwesenheitsfall kann durch Kolleg:innen eine Abwesenheitsnotiz per IT-Ticket beauftragt werden. Denken Sie immer auch an die Information Ihrer Kolleg:innen und nehmen Sie parallel einen Eintrag in der eGroupware vor bzw. lassen Sie diesen vornehmen.
Weitere Hinweise, auch wie man die Abwesenheitsnotiz einstellt, finden sich in der städtischen Wiki.
Abwesenheitsnotizen sollten auch möglichst professionell und weitgehend einheitlich abgefasst werden. Die unten stehenden Textvorschläge können gegebenenfalls leicht angepasst werden, etwa hinsichtlich Vertretungsregelung. Der Hinweis, dass Mails – während der Abwesenheit – nicht gelesen werden, kann weggelassen werden.
Beim Hinweis, an wen man sich in dringenden Angelegenheiten wenden kann, sollte ein zentraler Anlaufpunkt (falls vorhanden ein:e Vertreter:in ODER ein zentrales Sekretariat) der Kulturmarke genannt werden. Natürlich ist es auch möglich, unterschiedliche Anliegen mit unterschiedlichen Kontaktmöglichkeiten zu benennen. Dann könnte dort auch u.a. der zentrale Kontakt für JenaKultur erwähnt werden (Rufnummer Sekretariat im Volksbad 03641 49-8001 oder zentrale E-Mail-Adresse jenakultur@jena.de).
- Textvorschlag für Abwesenheitsnotiz Variante 1
(Wiedereintritt in den Arbeitsprozess ist absehbar, z. B. bei Urlaub).
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin ab dem Datum xy wieder zu erreichen. Beachten Sie bitte, dass Ihre Nachricht nicht weitergeleitet oder gelesen wird. Wenden Sie sich bitte in dringenden Angelegenheiten an meine:n Vertreter:in Vorname Name unter E-Mail-Adresse oder Telefonnnumer oder an folgende zentrale Rufnummer unter 03641 49-8xxx oder an die zentrale E-Mail-Adresse kulturmarke_xyz@jena.de.
Mit Dank für Ihr Verständnis und freundlichen Grüßen
[…] - Textvorschlag für Abwesenheitsnotiz Variante 2
(Wiedereintritt in den Arbeitsprozess ist nicht absehbar, z. B. bei Krankheit).
Sehr geehrte Damen und Herren,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht erreichbar. Beachten Sie bitte, dass Ihre Nachricht nicht weitergeleitet oder gelesen wird.
Wenden Sie sich bitte in dringenden Angelegenheiten an meine:n Vertreter:in Vorname Name unter E-Mail-Adresse oder Telefonnnumer oder an folgende zentrale Rufnummer unter 03641 49-8xxx oder an die zentrale E-Mail-Adresse
kulturmarke_xyz@jena.de.
Mit Dank für Ihr Verständnis und freundlichen Grüßen
[…]
Typografie
Auch die Schrift ist ein zentrales Element des Corporate Designs. In der Geschäftsausstattung sind die Vorgaben von der Stadt Jena respekt. JenaKultur zu beachten. Diese sind:
Für einen einheitlichen, klaren und wiedererkennbaren visuellen Auftritt der Unternehmensmarke JenaKultur als Teil der „Muttermarke“ Jena Lichtstadt wird die Schrift „Officina Sans ITC Pro“ verwendet. Als Alternativschrift für Web und Office-Anwendungen wird die Freefont „Open Sans“ bzw. die Standardschriftart „Arial“ verwendet.
Weitere Informationen dazu:
Download Geschäftsausstattung
- Ernst-Abbe-Bücherei
- Jena Convention Bureau
- Jena Tourist-Information
- Jenaer Philharmonie
- Kulturarena
- Kunstsammlung Jena
- Märkte & Stadtfeste Jena
- Musik- und Kuntsschule Jena
- Romantikerhaus
- Städtische Museen Jena
- Stadtmuseum Jena
- Stadtteilzentrum LISA
- Tourismus/Convention
- Veranstaltungen
- vhs Jena
- Villa Rosenthal Jena
- Volksbad Jena
- Volkshaus Jena
- Ernst-Abbe-Bücherei
- Jena Convention Bureau
- Jena Tourist-Information
- Jenaer Philharmonie
- Kulturarena
- Kunstsammlung Jena
- Märkte & Stadtfeste Jena
- Musik- und Kuntsschule Jena
- Romantikerhaus
- Städtische Museen Jena
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- Tourismus/Convention
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- Villa Rosenthal Jena
- Volksbad Jena
- Volkshaus Jena
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